Le planning Excel est le point de départ de presque toutes les entreprises d'intervention. Une ligne par technicien, une colonne par jour, des couleurs pour distinguer les types d'interventions. Il est gratuit, tout le monde sait s'en servir, et il fonctionne très bien tant que l'équipe tient sur un écran et qu'une seule personne le remplit.
Les difficultés arrivent avec la croissance : un deuxième planificateur, des contrats d'entretien qui se multiplient, des techniciens qui appellent pour connaître leur journée, un client qui conteste un passage. Cette page décrit, étape par étape, ce qui change quand on passe du tableur à un planning d'interventions partagé.
1. Les limites du planning Excel
Un tableur ne sait rien de ce qu'il contient. Il ne sait pas qu'une cellule correspond à un contrat, qu'un technicien est en congé, ni qu'une visite annuelle doit avoir lieu en mars. Tout repose sur la personne qui le remplit :
- Les visites prévues par contrat doivent être recopiées à la main, mois après mois
- Les absences sont notées ailleurs, ou pas du tout
- Deux personnes qui modifient le fichier en même temps écrasent leurs changements
- Le technicien reçoit sa journée par SMS ou par une capture d'écran
- Rien ne dit si une intervention a réellement eu lieu, ni combien de temps elle a pris
Le jour où le planificateur est absent, personne ne sait vraiment ce qui reste à faire.
2. Des contrats qui se planifient seuls
Dans un tableur, un contrat mensuel est une ligne que l'on recopie douze fois. Dans Logexo, il devient une
commande
avec sa périodicité, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. Le logiciel génère lui-même les
échéances à planifier
et les range par mois, à côté du planning. Une échéance en retard se signale d'elle-même.
Le planificateur ne se demande plus ce qu'il a oublié : il voit ce qui reste à placer.
3. Un planning qui connaît vos équipes
Le
planning hebdomadaire
affiche la semaine de toute l'équipe, ou celle d'un seul technicien. Les interventions se déplacent et se redimensionnent à la souris. Contrairement au tableur, le planning connaît le
temps de travail et les absences
de chacun : il les affiche, et il signale les chevauchements. Placer une intervention sur un technicien en congé n'arrive plus.
4. Plusieurs planificateurs, un seul planning
Le fichier partagé qui se verrouille ou qui crée des copies en conflit disparaît. Le planning se synchronise automatiquement : chaque modification apparaît chez les autres planificateurs sans recharger la page. Chaque intervention affiche son détail au survol, et une recherche retrouve n'importe quelle intervention en quelques secondes.
5. Le technicien informé sans appel
Plus besoin d'envoyer le planning par SMS. Chaque technicien ouvre sa journée depuis son téléphone grâce à un
lien sécurisé personnel
, sans application à installer ni mot de passe. Il y trouve ses interventions, la consigne du bureau et son véhicule. Quand le planning change, sa journée change aussi.
6. Le retour du terrain
C'est ce que le tableur ne pourra jamais offrir. Sur place, le technicien pointe son arrivée et son départ, coche les prestations réalisées, prend des photos et fait signer le client. Le statut de l'intervention, en cours, réalisée ou impossible, s'affiche aussitôt sur le planning du bureau, et un
rapport PDF
à votre logo est produit à la clôture.
7. Ce que le tableur ne mesurait pas
Le temps passé remonte de chaque intervention vers sa commande. L'écran de
pilotage
compare, mois par mois et commande par commande, le prévu et le réalisé : nombre d'interventions, temps, montants, écart en pourcentage. Vous savez enfin quels contrats rapportent et lesquels coûtent.
Une transition accompagnée
• Reprise de votre planning actuel, de vos clients et de vos contrats.
• Configuration des horaires, des types d'interventions et des règles de clôture.
• Création de vos prestations et de vos tarifs par votre administrateur.
• Ouverture des comptes et formation de votre planificateur.
• Envoi de leur lien aux techniciens.
• Ajustements à l'usage, aussi souvent que nécessaire.
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