Pour une entreprise d'intervention, les contrats de maintenance sont la part la plus précieuse de l'activité : un chiffre d'affaires prévisible, des clients fidèles, des tournées que l'on peut organiser à l'avance. Ce sont aussi les engagements les plus faciles à oublier. Une visite annuelle prévue en mars n'alerte personne en mars ; elle se rappelle à vous en septembre, quand le client appelle pour s'en plaindre.
Tant que les contrats se suivent dans un tableur ou dans la mémoire du planificateur, chaque oubli reste possible. Logexo part du contrat pour produire les visites, les planifier et prouver qu'elles ont eu lieu.
Un contrat, une périodicité
Chaque contrat devient une
commande
rattachée au client, avec ses prestations, ses prix et son rythme : hebdomadaire, mensuel ou annuel. Les prestations et les tarifs sont ceux que votre administrateur a créés, dans le vocabulaire de votre métier. Le montant prévisionnel du contrat se construit de lui-même, visite après visite.
Les visites générées automatiquement
À partir de cette périodicité, Logexo génère les
échéances à planifier
et les range par mois dans la colonne « À planifier », à côté du planning. Personne n'a plus à recopier un contrat mois après mois, ni à vérifier dans un classeur quelle visite tombe ce trimestre.
Comme toutes les échéances sont visibles longtemps à l'avance, vous pouvez lisser la charge sur l'année plutôt que de subir les pics saisonniers.
Les retards impossibles à ignorer
Une échéance dont la date est dépassée ne se noie pas dans la liste : elle se distingue immédiatement. Les urgences sont signalées de la même façon. Le planificateur sait ce qui doit passer en priorité avant même d'ouvrir la semaine suivante. Une échéance qui n'a plus lieu d'être, parce que le client a suspendu un passage, se place dans la corbeille sans modifier le contrat.
Des tournées construites intelligemment
Planifier une visite revient à faire glisser son étiquette sur le
planning
du technicien choisi, absences et chevauchements compris. La
vue carte
affiche les échéances à leur adresse : vous regroupez les clients voisins sur la même journée et vous réduisez les trajets.
La preuve de chaque passage
Un contrat de maintenance se renouvelle sur la confiance, et la confiance repose sur des preuves. Sur son
téléphone
, le technicien pointe son arrivée et son départ, coche les prestations réalisées, prend des photos et fait signer le client. Chaque visite produit un
rapport PDF
à votre logo, et le rapport complet du contrat retrace tous les passages de l'année.
Une visite impossible, accès fermé ou client absent, se replanifie à une autre date en conservant son historique : le passage manqué du fait du client est documenté lui aussi.
Des contrats au juste prix
Un contrat mal chiffré se repère rarement à la signature. Il se repère au fil des visites, quand le temps passé dépasse régulièrement le temps prévu. L'écran de
pilotage
compare, mois par mois et contrat par contrat, le prévu et le réalisé : nombre de visites, temps, montants, écart en pourcentage. Les échéances non planifiées y sont incluses. Au moment du renouvellement, vous discutez le prix avec des chiffres.
Une mise en service accompagnée
• Reprise de vos clients et de vos contrats avec leur périodicité.
• Création de vos prestations et de vos tarifs par votre administrateur.
• Configuration des horaires, des règles de clôture et du contenu des rapports.
• Ouverture des comptes et formation de votre planificateur.
• Envoi de leur lien aux techniciens.
• Ajustements à l'usage, aussi souvent que nécessaire.
Découvrez comment les contrats s'organisent dans votre métier :
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